Ny bookingløsning til et af Danmarks største endagsevents

Et unikt indblik i vejen fra jord til bord

”Mor, hvor kommer mælken egentlig fra?” Hvert efterår kan videbegærlige sjæle få et unikt indblik i vejen fra jord til bord, når ca. 60 gårde landet over åbner stalddøre og marker for børn og voksne. Brancheorganisationen Landbrug & Fødevarer står bag arrangementet, der altid afvikles den tredje søndag i september og går under navnet Åbent Landbrug.

Hovedfokus for Åbent Landbrug er at facilitere mødet mellem land og by – og skabe en god oplevelse for gæsterne. Derfor skal det være let at booke sig ind på et gårdbesøg og se, hvad man kan opleve på de enkelte gårde. Det fortæller Jan Morre Christensen, der er projektleder i Åbent Landbrug.

”Forventningsafstemning er vigtigt,” siger han. ”Vores hjemmeside skal gøre landbruget levende og afspejle det, gæsterne møder, når de besøger gårdene. De vil gerne vide, hvilke aktiviteter der er, og om de kan klappe et får. Derfor er det vigtigt, vi kan lægge differentieret indhold og gode billeder op for den enkelte gård. Vi havde tidligere en bookingløsning, hvor vi ikke selv kunne redigere indholdet. Det duede ikke.”

To aktører – én fælles løsning

En lignende udfordring stod kollegerne hos Mejeriforeningen med. Som beskrevet i en anden case her på websitet, afholder Mejeriforeningen hvert forår endagseventet Økodag, hvor økologiske køer kommer på græs over hele landet. Derfor gik Landbrug & Fødevarer sammen med Mejeriforeningen om at få udviklet en ny bookingløsning. Og da Landbrug & Fødevarer har arbejdet sammen med Illumi i mange år om en lang række digitale løsninger, faldt valget helt naturligt på Illumi som digital udviklingspartner.

Med to relativt ens events har Økodag og Åbent Landbrug selvfølgelig mange af de samme krav til en bookingløsning. Alligevel er der forskelle, som løsningen tager højde for. Fx kan man, til Åbent Landbrug, vælge, om man vil booke et formiddags- eller et eftermiddagsbesøg. Og ud over gårde kan man også booke besøg på forskellige fødevarevirksomheder. Desuden er der nogle ekstra veterinære krav til gæster på gårde med grise. Alt det – og flere andre individuelle forskelle de to events imellem – tager bookingløsningen højde for.

”Der var selvfølgelig lidt mere at tage hensyn til, når vi var to forskellige aktører, der gik sammen om at få udviklet en løsning,” fortæller Jan Morre Christensen. ”Men der har været en god synergi i at gå sammen, og med Illumis hjælp fandt vi en god balance ift. hvor omfattende og enkel løsningen skulle være.”

Vi er glade for, at vi har kunnet bygge på den erfaring, vi har opbygget sammen med Illumi igennem mange år. Vi har haft nogle faste kontaktpersoner hele vejen gennem projektet, som har vidst, hvor vi skulle hen, og har sørget for at styre den vej. Det har været en god proces.

Jan Morre Christensen, projektleder, Åbent Landbrug

Booking data helps us respond

“We’re particularly pleased that we’ve got a great website that’s optimised for all devices,” continues Jan Morre Christensen. “Most users visit the website on their mobiles, and they won’t spend very long on it, so it needs to be easy to find what they’re looking for. It’s also easy for them to change their booking if, for example, they want to bring an extra child along – and our users are actually really good at doing that.”

For Open Farm, it’s essential to keep an eye on booking trends so they can respond with the right marketing activities. The solution provides both an overview of bookings across all farms and a detailed view for each individual farm.

“I keep an eye on bookings every day, and if anything is different from what we expected, we can respond,” continues Jan Morre Christensen. “For example, we can step up our local marketing if some farms only have a few bookings. Or, if we suddenly get a lot of bookings, we also look at whether we’ve been on television or done anything else that might explain the increase – so we can keep learning what works.”

Fokus på spidsbelastningsperioder

Da Åbent Landbrug kun afholdes én gang om året, er der en naturlig peakperiode ift. belastningen på websitet. Jan Morre Christensen uddyber: ”Vi har brugt meget krudt på at sikre, websitet kan holde til et tungt flow af besøgende. I ugerne op til eventet er flowet ret jævnt, men på selve dagen skal rigtig mange lige ind og tjekke adressen eller andet ift. det besøg, de har booket. Det skal systemet selvfølgelig kunne holde til.”

”Der er meget, der skal fungere, for at vi kan lave et godt event og give både gæster og værter en god dag. Det er vores nye løsning en vigtig del af,” slutter Jan Morre Christensen.