En glad dag for dyr og mennesker

Hvert år i april valfarter mere end 100.000 gæster af sted til Økodag for at opleve glade køer komme på græs efter en lang vinter. 35-40 økologiske gårde rundt om i landet er værter for dagen, og det kræver selvsagt overblik og planlægning pludselig at have flere tusind gæster på en gård. For at sikre en god oplevelse for både arrangører, landmænd og gæster, har Økodag fået udviklet et nyt bookingsystem til at håndtere bookinger og kommunikation.

Automatisering gør arbejdet lettere

”Jeg har arbejdet med Økodag i fem år og havde længe ønsket mig nogle mere automatiserede processer,” fortæller Malene Jensen, senior marketing manager og projektleder for Økodag, der hører under Mejeriforeningen.

Ønsket blev til virkelighed, da Mejeriforeningen gik sammen med Landbrug & Fødevarer om at investere i en ny bookingplatform. Landbrug & Fødevarer holder hvert år eventet Åbent Landbrug, der – lige som Økodag – inviterer til besøg på gårde. Derfor var det oplagt at skabe en platform, der kunne håndtere begge events.

Med det nye bookingsystem har vi fået automatiseret mange af vores arbejdsgange. Det har gjort det meget nemmere for os, der står for at administrere og kommunikere om dagen – og samtidig får både gæsterne og landmændene en bedre oplevelse.

Malene Jensen, senior marketing manager og projektleder, Økodag/Mejeriforeningen

Enklere kommunikation og planlægning

Automatiseringen hos Økodag betyder blandt andet, at systemet selv lukker for bookinger, når en gård er fuldt booket. Tilsvarende genåbnes automatisk for tilmeldinger, hvis gæsterne afmelder deres bookinger, og der atter er plads på en gård. Selve eventet som helhed afpubliceres automatisk, når tilmeldingsfristen er udløbet – ligesom det automatisk bliver publiceret, når Økodag åbner for tilmeldinger en måneds tid før eventet. Derudover har Økodag fået automatiseret og forenklet centrale kommunikationsflows. Malene Jensen uddyber:

”Når gæster booker plads til at besøge en bestemt gård, angiver de antallet af børn og voksne og får med det samme en bekræftelse på e-mail. Inden Økodag løber af stablen, får de yderligere to e-mails med remindere og praktiske oplysninger. De kan selv redigere deres tilmelding, hvis de fx vil aflyse eller ændre antallet af gæster, og så bliver hele systemet automatisk opdateret."

"Det betyder meget for gårdene og de mejerier, vi samarbejder med, fordi de planlægger alt fra antallet af medhjælpere og toiletvogne til mængden af ostehaps og snobrød, afhængigt af hvor mange børn og voksne der kommer. Og for os som hovedarrangør er der færre ting, vi skal holde øje med og kommunikere videre, fordi opdateringerne foregår automatisk.”

Intuitiv løsning for alle

”For eksempel er vi rigtig glade for, at landmændene selv kan tjekke status på deres gård i hele tilmeldingsperioden. Hver gård får et unikt link, de kan bruge til at se status på deres egen gård. De skal ikke huske på hverken login eller adgangskode, hvilket gør det meget nemt for dem at følge med. Flere af dem har sagt til os, at det nye system ser virkelig godt ud og er nemt at overskue.”

”I det hele taget er systemet intuitivt og nemt at arbejde i”, fortsætter Malene Jensen og forklarer, at hjemmeside, billetsystem, kortfunktion, status på gårdene og al anden funktionalitet er samlet i samme Umbraco CMS-løsning. Der er tænkt meget på at gøre arbejdet let for redaktørerne, og de brugte kun otte timer på at lægge alt indhold ind i CMS’et. Desuden kan de meget nemt ændre og redigere undervejs, når de har brug for det.

Fokus på brugervenlighed

Bookingsystemet er naturligvis ikke kun udviklet med henblik på at gøre det lettere for redaktører og landmænd, men også for de mange gæster.

Når man vil booke plads på en gård, kan man let se på et kort, hvilke gårde der er i nærheden, og om der er ledige pladser. Det er meget tydeligt for brugerne, hvordan de vælger en gård og booker et besøg. For hver gård kan man se en lille beskrivelse af, hvad der sker på gården til Økodag, så man kan vælge det besøg, der passer en bedst.

Godt samarbejde om udvikling og lancering

Økodags nye bookingsystem er specialudviklet og tager derfor udgangspunkt i deres specifikke behov, arbejdsprocesser og kommunikationsflows. Ifølge Malene Jensen har processen omkring systemudviklingen været rigtig god:

”Illumi var meget lydhøre i forhold til vores input og kom også selv med gode forslag. De har været med os hele vejen, og vi har kunnet mærke, det var vigtigt for dem, at vi kom godt i mål. Vi testede selvfølgelig en hel masse, inden vi gik live, men alligevel blev vi positivt overraskede over, at der ikke var mere, der drillede. Det var virkelig kun småting, der skulle justeres, og hvis en bruger henvendte sig med en lille opstartsudfordring, var Illumis support gode til at løse den.”

Genbrug af indhold letter arbejdet

Fremover kan Mejeriforeningen desuden glæde sig over, at de let kan genbruge indhold fra år til år. Meget af informationen om de enkelte gårde er den samme hvert år, så når først den er publiceret én gang, kan redaktørerne nøjes med at lave mindre rettelser.

"Meget af vores arbejde er blevet lettere, og det har været nemt at lære systemet at kende. I år har vi valgt kun at udnytte noget af den funktionalitet, Illumi har udviklet, men næste år tager vi nok det hele i brug," slutter Malene Jensen.