Georg Stage

Sikker navigation af persondata for skiftende besætninger

Siden 1882 har Skoleskibet Georg Stage givet unge mennesker en unik uddannelse – og oplevelser for livet.

Om bord på skibet er både elever og fastansatte, og det kræver en sikker og ansvarsfuld GDPR-navigatør at håndtere alle de mange informationer vedr. skiftende besætninger og elevhold. Heldigvis har Georg Stage fået udviklet et helt særligt og målrettet personadministrationssystem, som fuldstændigt understøtter dette arbejde og sikrer, at data ligger sikkert arkiveret.

Kædereaktion af administrative opgaver

Hver gang et nyt togt skal planlægges, starter en kædereaktion af administrative opgaver for Georg Stages sekretariat. De modtager elevansøgninger, opretter venteliste, sender bekræftelser og afslag. De holder styr på ansøgningsprocessen og kommunikerer med ansøgerne. De håndterer dokumenter med helbredsoplysninger, kopier af pas og eksamenspapirer – og meget, meget mere.

Fra ansøgning til eksamensbevis: En komplet livscyklus

Personhenførbare oplysninger er med andre ord en stor del af dagligdagen, og det stopper ikke ved ansøgningsprocessen. I løbet af et togt logges oplysninger om elevernes udvikling, beståede prøver og de løbende hændelser, der måtte opstå undervejs.

Efter endt togt skal eleverne have tilsendt en anbefaling og et eksamensbevis, som de efterfølgende også har mulighed for at tilgå ved at logge ind i systemet.

Dertil kommer hundredvis af andre korrespondancer og personhenførbare registreringer. Hele livscyklen omkring hver enkelt person med tilknytning til skibet skal varetages.

Al administration samlet i ét system

Før Georg Stage fik et digitalt system til at håndtere alt dette, blev processerne og oplysningerne håndteret manuelt. Det gjaldt også oplysninger om det faste crew, fx ansættelseskontrakter, lønsedler og MUS-referater.

Med digitaliseringen er alt administrativt arbejde og alle personoplysninger samlet i ét system, som Illumi har specialudviklet i tæt samarbejde med Georg Stage. Et system, der understøtter Georg Stages unikke arbejdsflows centreret omkring "togter". Ansøgerne taster deres ansøgning og uploader relevant dokumentation direkte i systemet. Mails, dokumenter og øvrige oplysninger sendes og modtages via systemet, eller kan tilgås via personlige logins, og al relevant personinformation ifm. togterne logges i personlige logbøger, som også er en del af løsningen.

Sikker håndtering af personoplysninger

Hver eneste relevante hændelse om en given person, der er ansøger, elev eller ansat på Georg Stage er altså registreret og håndteret via systemet. Det kræver naturligvis en særdeles stram styring og rettighedstildeling, så man kun har adgang til at se eller gøre det, der er relevant for den enkelte bruger. Alt det tager løsningen hensyn til.

Et design i tråd med Georg Stages brand

Men teknik er ikke alt. Derfor har vi også udviklet løsningen i et grafisk design, der matcher Georg Stages øvrige visuelle, digitale identitet og giver brugerne en oplevelse af et sammenhængende brand. På den måde har Georg Stage fået et personadministrationssystem, der både er professionelt, brugervenligt og i tråd med det samlede brand.

Tæt samarbejde var afgørende

Allerede før personadministrationssystemet, havde Georg Stages administrative personale nogle meget klart definerede arbejdsgange. Da Illumi og Georg Stage udviklede systemet, bidrog Georg Stages administration derfor med uundværlig domæneviden om processer og arbejdsgange, mens vores opgave var at skabe en digital løsning, der afspejlede disse, men med fuld kontrol over GDPR. Det har vi gjort, og i skrivende stund har løsningen haft syv år på søen – stadig med fuld kraft i sejlene.