Standardsystem eller specialudvikling – hvad skal du vælge?

I denne artikel bevæger jeg mig rundt om nogle af de spørgsmål om standard- og specialudviklede systemer, som vi oftest støder på i Illumi. Forhåbentlig giver det dig svar på dine vigtigste spørgsmål, hvis du selv står over for at skulle investere i en ny it-løsning og ikke er helt sikker på, om du skal gå med en standardløsning eller få udviklet noget selv.

Spørgsmål 1:

Kan jeg ikke bare konfigurere et standardsystem, så det passer til mit behov?

Måske. Og jeg vil aldrig anbefale at gøre tingene mere besværlige end højst nødvendigt. Standardsystemer er allerede afprøvet og gennemtestet, og hvis du kan finde en dyb standardtallerken, der passer til din virksomhed, er der ingen grund til at opfinde den på ny. Min anbefaling vil derfor til hver en tid være at undersøge markedet grundigt og vurdere, om du kan få dækket din virksomheds behov med en standardløsning.

Hvorvidt du lykkes med eftersøgningen, vil afhænge af, hvor unikke din virksomheds processer og behov er. Standardsystemer er udviklet med henblik på at passe til en bred fællesmængde af brugere, ofte inden for en bestemt branche. Hvis din virksomheds vigtige forretningsprocesser i høj grad ligner markedets, kan der derfor være god ræson i at gå med en standardløsning, eventuelt med små tilpasninger.

Men hvis din kerneforretning bygger på unikke processer, der er udviklet og finpudset over tid – og som er afgørende for din konkurrenceevne – kan det være svært at presse den ned i en one size fits all-løsning.

Et standardsystem er sjældent bygget til at blive tilpasset i nævneværdig grad. Det er som sagt netop styrken, at det er et lukket og velafprøvet økosystem. At begynde at vride, skrue og dreje på et standardsystem for at få pasformen på plads, er derfor ofte forbundet med adskillige udfordringer.

For det første bliver fittet aldrig helt lige så godt, som hvis systemet var skræddersyet til din virksomhed fra starten. Det betyder, at du skal gå på kompromis med noget af den funktionalitet, der måske i virkeligheden var årsagen til at ønske dig et nyt it-system til at begynde med. Ofte vil du blive nødt til at ændre væsentligt på dine processer for at passe til systemet, og hvis disse processer er afgørende for din konkurrenceevne, kan det blive et dyrt købt kompromis.

Derudover kan specialtilpasninger af et standardsystem gøre systemet skrøbeligt og komplicere fremtidige systemopgraderinger – og i værste fald få systemet til at falde fra hinanden.

Så det allerførste, du bør afgøre med dig selv, når du skal vælge mellem standard- og specialløsning er:

• Hvad er din virksomheds specifikke processer og behov

• Hvor væsentligt er det at bevare processerne for at forblive konkurrencedygtig?

• I hvor høj grad understøtter en standardløsning processerne?

Jeg anbefaler aldrig at bygge om på et velfungerende standardsystem. Det betyder dog ikke nødvendigvis, at du skal få bygget et stort system fra bunden. I nogle tilfælde kan du sagtens benytte et standardsystem i kombination med et mindre, specialudviklet system, der har den funktionalitet, standardsystemet mangler. Ved sådan en løsning handler det i høj grad om at få de to systemer til at snakke rigtig godt sammen, så du oplever dem som ét system i dit daglige arbejde.

Spørgsmål 2:

Er det ikke dyrere at vælge en specialløsning?

Jo, initialomkostningen er højere, for ved specialudvikling er der jo kun én til at betale gildet.

Ved et standardsystem, derimod, er udviklingsomkostningerne fordelt på flere virksomheder og dermed mange brugere. Dog gælder det ofte for standardsystemer, at:

• udgifterne til licenser vokser betragteligt med antallet af brugere, mængden af data og tilkøbt funktionalitet.

• tilpasninger er dyre eller umulige

• forretningskritiske ønsker må vente på leverandørens roadmap – hvis de overhovedet bliver en del af roadmappet.

Så selvom udgifterne i år 1 sandsynligvis er lavere ved valget af standardløsning, kan totalomkostningerne i hele løsningens levetid let blive mange gange højere – og den gavn, I får af løsningen, kan blive mindre.

De økonomiske fordele ved i stedet at vælge en specialløsning er bl.a. at:

• du kun betaler for den funktionalitet, der er vigtig for din virksomhed

• du selv bestemmer, hvad der skal bruges penge på at prioritere og videreudvikle

• du får en løsning, der kan vokse i takt med forretningen – uden uforudsete licensspring.

Summa summarum er tommelfingerreglen ift. økonomi, at hvis du ikke har unikke, forretningsmæssige behov, og hvis kun et fåtal af dine medarbejdere skal have adgang, så er et standardsystem formodentligt den billigste løsning for dig. Men hvis mange medarbejdere skal bruge løsningen, og/eller din forretning er kendetegnet ved unikke processer og kontinuerlig udvikling, kan en specialløsning næsten altid betale sig i det lange løb. Især hvis man tænker konkurrenceevnen med i det store regnskab.

Spørgsmål 3:

Tager det ikke meget længere tid at komme i gang med en specialløsning?

En af de mest tillokkende ting ved standardløsninger er, at de ofte kan implementeres relativt hurtigt – især hvis løsningen og din forretnings behov matcher hinanden godt og ikke kræver større tilpasninger.

Skal du have udviklet din egen løsning, kræver det et større arbejde i analyse- og udviklingsfasen, hvorimod implementeringstiden ofte er den samme, måske endda kortere, fordi løsningen er udviklet specifikt til dig og dit øvrige systemlandskab.

Men når vi snakker om time to market, er det vigtigt at pointere, at du ikke nødvendigvis skaber større værdi ved at komme hurtigt i gang. Fordelen ved specialløsninger skal ses i et strategisk og mere langsigtet perspektiv og handler især om, at:

• du får en løsning, der rammer præcis der, hvor værdien skal skabes

• du undgår kompromiser, der senere skal ”rettes op”

• du skaber et solidt fundament for fremtidig digitalisering og værdiskabelse, fordi løsningen er skabt til at vokse og udvikle sig i takt med din forretning.

For rigtig mange virksomheder handler det ikke om at komme hurtigt i mål – men om at komme rigtigt i mål.

Spørgsmål 4:

Er det ikke svært og dyrt at skifte leverandør, hvis jeg vælger en specialløsning?

Et standardsystem med mange leverandører eller implementeringspartnere har indlysende fordele, hvis du ikke ønsker at fortsætte med samme partner til evig tid. Men hvorvidt et leverandørskifte på et specialbygget system er en kompliceret sag, afhænger primært af tre vigtige forhold:

• Den aftale, du har indgået med din leverandør omkring ejerskab af kodebasen

• Kvaliteten af koden

• Om koden er udviklet inden for nogle velkendte standarder.

Hvis du får specialudviklet din software, er det vigtigt at sikre dig rettighederne til denne software. Typisk vil du have behov for at opnå rettigheder, der sikrer en uafhængighed i forhold til din leverandør. Uafhængigheden er særlig vigtig i forbindelse med genudbud eller outsourcing af den specialudviklede software.

Så sørg altid for at få skrevet ind i kontrakten med din leverandør, at du selv ejer koden.

Men selv når du i kontrakten har sikret dig rettighederne til din specialudviklede software, kan det blive dyrt at skifte leverandør, fordi den nye leverandør skal bruge mange timer på at gennemskue logikken i kodebasen, eller i værste fald genskrive store dele af den, hvis kvaliteten er for ringe.

Gennemsigtighed og kundens fulde ejerskab af kodebasen er som udgangspunkt et godt tegn på, at en leverandør kan stå inde for kvaliteten af kodearbejdet. Står du med et specialudviklet system med høj kodekvalitet, bør det ikke være hverken svært eller dyrt at skifte leverandør, hvis samarbejdet af en eller anden grund må ophøre.

Endelig er det afgørende for din uafhængighed, at koden bygger på velkendte standarder (fx Microsoft .NET), da det gør det langt lettere at finde en leverandør, der kan overtage og bygge videre på din løsning. Før du låser dig fast på en teknologi eller en leverandør, er der kort sagt tre vigtige spørgsmål, du bør finde svar på:

• Hvor godt passer teknologien ind i jeres øvrige systemlandskab? Hvis løsningen fx skal integrere med Microsoft-miljøer, peger det ofte naturligt mod bestemte standarder.

• Hvor udbredt er teknologien?

• Hvor stort er udviklermarkedet? Jo større udbredelse, jo mindre leverandørafhængig bliver du.

Spørgsmål 5:

Hvilken type løsning er mest langtidsholdbar?

En it-løsning bør ikke alene løse de udfordringer, din virksomhed står med her og nu, men også understøtte forretningen, når den udvikler sig. Mange virksomheder oplever, at et system, der fungerede fint ved implementeringen, efter få år bliver en begrænsning – ofte fordi forretningen har ændret sig, og systemet ikke er bygget til at kunne udvides.

Ved standardsystemer er den langsigtede udvikling i høj grad styret af leverandørens roadmap og prioriteringer. Det betyder, at du ofte må tilpasse nye forretningsbehov efter systemet – og ikke omvendt. For nogle virksomheder er det ikke noget problem, men for andre kan det betyde, at systemet over tid spænder ben for effektivisering, differentiering eller nye digitale initiativer.

Med en specialudviklet it-løsning kan du tænke langsigtet fra start. Arkitektur, integrationer og datamodeller kan designes med blik for både nuværende og fremtidige behov, så løsningen kan udvides og tilpasses i takt med din forretning. Det kræver dog, at du arbejder struktureret og træffer tekniske valg, der matcher udviklingen i din forretning.

Alle softwaresystemer har brug for vedligeholdelse for at holde i mange år. Det gælder både standardsoftware og specialudviklede løsninger. Forskellen ligger i hvordan vedligeholdelsen foregår, og hvem der styrer den.

Ved standardsystemer ligger ansvaret for udvikling, vedligeholde og opdateringer hos leverandøren. Groft sagt kan du bare læne dig tilbage og stole på, leverandøren styrer det for dig. Det kan virke trygt, men betyder også, at din virksomhed har begrænset indflydelse på systemets udvikling og levetid.

Leverandøren af standardløsningen træffer egenhændigt beslutninger – ikke bare om løbende prisjusteringer, men også om de vil ændre eller udfase funktionalitet. Det kan betyde, at du mister funktioner, der er væsentlige for din virksomhed, eller at integrationer bryder sammen som følge af opdateringer, der ikke tager højde for jeres konkrete forretning og processer. Over tid kan det betyde, at systemet ikke længere understøtter din virksomhed optimalt – selvom det teknisk set stadig er “vedligeholdt”.

Ved specialudviklet software bestemmer du selv over udviklingen – men har så også ansvaret for denne udvikling. Ny og forbedret funktionalitet tilføjes kun, hvis du beslutter dig for det, og det er også op til dig (sammen med din leverandør) at holde løsningen opdateret ift. sikkerhed. Det kræver en løbende indsats at holde teknologier, frameworks og arkitektur opdateret, men til gengæld har du fuld kontrol over både systemets funktionalitet og levetid.

En specialudviklet løsning, der vedligeholdes løbende, kan leve i mange år og udvikles i takt med forretningens behov. Omvendt vil manglende vedligeholdelse hurtigt føre til teknisk gæld, øget kompleksitet og større afhængighed af din leverandør.

Kort sagt: Vedligeholdelse er ikke blot en teknisk disciplin, men en strategisk beslutning. For specialudviklet software er den en forudsætning for, at løsningen forbliver fleksibel, værdiskabende og mulig at videreudvikle – også hvis din virksomhed en dag ønsker at skifte leverandør.

Så hvad skal du vælge?

Der findes ikke ét rigtigt svar, der gælder for alle virksomheder. For mange vil et standardsystem være den rigtige løsning – især hvis behovene er veldefinerede, og hvis systemet kan anvendes uden omfattende tilpasninger. I de tilfælde giver standardsoftware ofte en hurtig, stabil og omkostningseffektiv vej i mål.

For andre virksomheder kan valget af standardløsning medføre, at det bliver nødvendigt at bøje og strække de interne arbejdsprocesser og procedurer så meget, at arbejdsglæden og ikke mindst konkurrenceevnen svækkes. Desuden er der ofte en stor risiko forbundet med at tilpasse et standardsystem til komplekse, forretningskritiske behov, fordi det kan være vanskeligt at forudse de systemmæssige konsekvenser af disse ændringer. Systemet kan let blive "skrøbeligt" og kræve uforholdsmæssig megen vedligeholdelse. I værste fald kan systemet blive så ustabilt, at det går ud over driften og indtjeningen.

Hvis dine forretningsprocesser, arbejdsgange eller integrationsbehov afviger markant fra det, et standardsystem er bygget til, bør du derfor klart undersøge mulighederne for at få udviklet en løsning på din egen forretnings præmisser. En løsning, der kan tilpasses og videreudvikles i takt med, at virksomheden ændrer sig – og som skaber reel værdi, der hvor du har brug for det.

Eventuelt kan din specialløsning ”bare” være et mindre system, du kombinerer med et standardsystem, og hvor de to systemer arbejder sammen om at levere den funktionalitet og værdi, du ønsker. På den måde udnytter du den out of the box-funktionalitet, standardsystemet kommer med, samtidig med at du får den særlige funktionalitet, der er vigtig for netop din virksomhed – uden den risiko det medfører, hvis du i stedet bygger om på standardsystemet.

Uanset hvad du vælger, bør du ikke udelukkende basere valget mellem standard- og specialudviklet software på pris eller funktionalitet her og nu, men på en samlet vurdering af risici, vedligeholdelse, ejerskab, leverandøruafhængighed og den rolle, it-løsningen skal spille i forretningen på længere sigt.

De vigtigste pointer, når du skal vælge mellem standard- og specialsoftware

Kort opsummeret skal du særligt overveje disse punkter, når du står over for at skulle investere i en ny softwareløsning:

• Undersøg altid først, om et standardsystem kan dække dit behov uden omfattende tilpasninger.

• Vær opmærksom på faldgruberne ved at tilpasse standardsystemer til ikke-standard-behov.

• Specialudviklet software kan være dyrere at etablere, men billigere på den lange bane.

• Leverandørskifte er muligt – hvis ejerskab, kvalitet og standarder er på plads.

• Løbende vedligeholdelse er afgørende for både levetid og handlefrihed.