Håndbog for medarbejdere


Forretnings- og værdigrundlag

Hos Illumi er vi stolte af vores medarbejdere og de resultater, vi sammen skaber. Vi stræber efter at tiltrække og fastholde passionerede medarbejdere. Derfor arbejder vi hele tiden på at være en så attraktiv og udviklende arbejdsplads som muligt, for der er ingen tvivl om, at vores medarbejdere er den vigtigste ressource i virksomheden.

Vores værdigrundlag afspejler sig i vores relation til hinanden og til vores kunder. På baggrund af vores medarbejderes høje engagement og vidensdeling, hjælper vi virksomheder med at finde de rette digitale løsninger, der understøtter deres forretning. Her lægger vi vægt på at skabe gennemsigtige samarbejdsprocesser med fokus på åbenhed og ærlighed. Derudover stræber vi altid efter at gøre det lidt bedre og værne om kvaliteten i det vi leverer, hvilket gør at vi er nogle af de dygtigste inden for vores område.

Velkommen til Illumi

Vi ser altid frem til at få nye medarbejdere om bord i Illumi, og vi gør os umage med at sikre en ordentlig velkomst – derfor sørger vi inden din opstart bl.a. for at finde en buddy til dig, bestille dit hardware og sende dig en velkomstmail med uddybende information om din første dag.

På din første dag, har vi planlagt en introduktion, der bl.a. består af fælles morgenmad og rundvisning. Introduktionen har til hensigt at præsentere dig for dine nye kolleger og til dine arbejdsopgaver samt Illumis værdigrundlag. Vi ved, at der som ny medarbejder er mange nye ting at forholde sig til, så vi prøver at gøre din opstartsperiode så overskuelig som mulig.

Velkommen til – vi glæder os til at arbejde sammen med dig og lære dig bedre at kende!

Ansættelsesforholdet

Arbejdstid

I Illumi er den ugentlige arbejdstid typisk 37,0 timer, eksklusiv din frokostpause på 0,5 time om dagen, som ikke er en del af arbejdstiden. Arbejdstiden inklusive frokost er i udgangspunktet mandag - torsdag kl. 8.30 - 16.30 og fredag 8.30 - 16.00. Frokostpausen holder vi hver dag kl. 12.00 - 12.30.

Vi har dog stor forståelse for, at der kan være behov for fleksibilitet i forbindelse med arbejdstiden for at få hverdagen til at hænge sammen. Så har du brug for at møde senere eller gå tidligere en dag, så er det også helt ok. Vi forventer blot at du lægger de timer på andre tidspunkter og at du tager ansvar for og koordinerer med dit team, så ingen lades i stikken eller sidder alene op til deadlines.

Der kan selvfølgelig i perioder med ekstra travlhed være behov for, at du yder en ekstra indsats. I disse situationer tilstræber vi at varsling af overarbejde sker i så god tid som muligt, så privatlivet respekteres. Vi planlægger efter at overarbejde så vidt muligt undgås, så det vil være mere undtagelsen end reglen.

Hjemmearbejde

Vi ønsker at bevare et godt arbejdsflow og arbejdsmiljø, hvor alle medarbejdere mødes hver dag, og vi håber derfor, at du som udgangspunkt vil arbejde på kontoret. Vi elsker når kontoret fyldes af liv og samtaler, både de faglige og de hyggelige og vi mener, at det bidrager til den energi og stemning, som er fundamentet for en god arbejdsplads.  

Vi ved dog også, at vi alle sammen fra tid til anden har brug for at arbejde hjemmefra, i nogle perioder hyppigere end andre. Har du små børn er behovet typisk større ligesom der kan være lægeaftaler eller håndværkerbesøg, som nødvendiggør hjemmearbejde.

Hvis du gerne vil arbejde hjemme en dag er du derfor velkommen. Det er blot en forudsætning, at

  • du er kontaktbar på mail, telefon og Slack, mens du arbejder hjemmefra
  • du noterer det i din kalender, hvis der er perioder på dagen, hvor du ikke er tilgængelig
  • du giver besked om planlagt hjemmearbejde på mail til din nærmeste projektleder og til den administrative medarbejder
  • i øvrigt tager hensyn til planlagte fysiske møder og så vidt muligt sørger for, at du kan deltage på disse

Frokost

Vi har en frivillig frokostordning, hvor der serveres et varieret udvalg af kolde og varme retter, herunder vegetariske. Prisen for frokostordningen trækkes af nettolønnen, og du kan tilmelde dig hos den administrative medarbejder, hvis du ønsker at være en del af ordningen. Om du har frokostordning eller ej, opfordrer vi dig til at spise din frokost sammen med dine kolleger i tidsrummet kl. 12.00 - 12.30 i vores fælles frokoststue.

Løn

Din løn bliver udbetalt til din lønkonto den sidste bankdag i måneden, og du får tilsendt en digital lønseddel til Mit.dk.

Vi afholder individuelle lønsamtaler én gang årligt i december måned, og evt. lønregulering har virkning fra og med efterfølgende 1. januar.

Udlæg og kørsel

Hvis du i arbejdsmæssige sammenhænge har lagt ud for eksempelvis hotel, taxa, mad m.m. får du naturligvis udlægget refunderet af Illumi. For at få refunderet dit udlæg, skal du udfylde et udlægsbilag, som findes på OneDrive fællesdrevet under Administration > Økonomi, og vedhæfte de originale kvitteringer. Bilag og kvitteringer afleverer du til den administrative medarbejder, som godkender dem, hvorefter udlægget udbetales.

Kører du i din egen bil for virksomheden, kan du få kørselsgodtgørelse efter statens takster. Du er berettiget til kørselsgodtgørelse for de kilometer, du kører udover kørsel fra din bopæl og til det arbejdssted, der står i din ansættelseskontrakt. Formularen du skal udfylde for at få godtgørelsen findes på OneDrive fællesdrevet under Administration > Økonomi. Formularen afleverer du udfyldt til den administrative medarbejder, som herefter godkender den, hvorefter godtgørelsen udbetales sammen med din næste løn.

Forsikringsforhold 

Vi ønsker at passe godt på vores medarbejdere og deres ejendele, og vi har derfor tegnet følgende forsikringer for alle medarbejdere i Illumi:

  • Ansvars- og ulykkesforsikring: Dækker, hvis du kommer til skade i arbejdstiden, men ikke ved ulykker, der sker på vej til eller fra arbejde.
  • Erhvervsforsikring: Dækker al indbo, udstyr og inventar på kontorerne. I forhold til tyveri dækker forsikringen også, når du tager din bærbar og din mobil med ud af huset, både undervejs og derhjemme. Hvis uheldet er ude, er det vigtigt, at du får anmeldt tyveriet via politi.dk under borgerservice/anmeld, så den administrative medarbejder kan anmelde tyveriet til vores forsikringsselskab.

Ansættelsesforløbets ophør

Vi er altid kede af at miste medarbejdere – uanset hvad årsagen er. Hvis en medarbejder vælger at sige op eller bliver sagt op, skal det ske skriftligt, og du kan i din ansættelseskontrakt se hvilke varsler, der er gældende. Det aftales mellem ledelsen og medarbejderen, hvornår der skal informeres til resten af teamet, og hvad der skal informeres. Herefter er det et samarbejde mellem den nærmeste leder og medarbejderen at få det bedst mulige ud af den resterende tid i Illumi, og at alle mellemværender mellem medarbejderen og Illumi bliver afviklet.

Vi er hos Illumi altid interesseret i at sikre vores medarbejdere en god fratrædelse, og vi laver derfor gerne en skriftlig anbefaling eller ansættelsesbekræftelse. Hvis du ønsker dette, skal du henvende dig til din nærmeste leder, der sørger for at udarbejde materialet.

Sociale arrangementer

For at styrke sammenholdet og gøre det sjovere at gå på arbejde, lægger vi i Illumi vægt på, at der er plads til sociale arrangementer og aktiviteter.

Personalefester

To gange om året afholder vi personalefester, henholdsvis en sommerfest og en julefrokost, hvor vi nyder hinandens selskab med god mad, drikke og sjove indslag. Julefrokosten ligger typisk den sidste fredag i november.

Sociale aktiviteter

Flere gange årligt planlægger vi forskellige sociale aktiviteter, hvor vi sammen stabler et hyggeligt arrangement på benene, eksempelvis fællesspisning, biograftur, ølsmagning osv.

Vi afsætter i omegnen af kr. 3.000 pr. måned, som kan bruges af vores medarbejdere til fælles sociale aktiviteter – så tøv ikke med at tage fat i ledelsen, hvis du har forslag til spændende ting, vi kan lave sammen.

Fælles kaffepause

Har man tid og lyst, er der hver formiddag kl. 10:00 mulighed for at tage en lille pause sammen over en kop kaffe/the i vores fælles frokoststue, hvor man kan drøfte stort og småt.

Fælles morgenmad om fredagen

Vi afslutter arbejdsugen med fælles morgenmad hver fredag kl. 09:00, hvor vi sørger for, at der er alt, hvad der hører til det perfekte morgenbord, herunder frisk brød, diverse pålæg, juice og kaffe

Fælles legeplads

Vi mener at der også skal være plads til sjov og leg på en arbejdsplads, så alt ikke bliver for seriøst. Derfor sætter vi pris på et godt gammeldags spil bordfodbold i vores fællesrum, som ofte ender op i grin, frustrationer eller jubel.

Personalegoder

Vi tilbyder en række attraktive personalegoder til vores medarbejdere, da vi ved, at gode vilkår for medarbejdere er med til at skabe en god arbejdsplads. Vi arbejder løbende på at tilføje flere personalegoder til listen.

Pension

Vi har tegnet en pensionsaftale med Velliv, der er for alle medarbejdere og træder i kraft efter 3 måneders ansættelse.

Pensionen udgør pt. 15% af grundlønnen, hvoraf Illumi betaler 10% og medarbejderen selv betaler 5%.

Sundhedsforsikring

Som medarbejder i Illumi er du efter 3 måneders ansættelse dækket af vores Tryg Sundhedsforsikring samt Børnesundhedsforsikring til børn under 24 år, såfremt du er ansat på ordinære vilkår. Du kan ligeledes tilkøbe dækning af din sambo eller ægtefælle.

Sundhedsforsikringen dækker udgifter til hurtig behandling på privathospital, -klinik eller hos speciallæge, psykolog, fysioterapeut m.v., så du undgår unødvendig ventetid. Husk altid en henvisning fra egen læge, inden du kontakter sundhedsforsikringen.

Via Tryg Sund app’en eller på telefon 70 33 30 35 kan du anmelde en eventuel skade og få hjælp og rådgivning til videre behandling. Hvis du skal have behandling for noget, er det en fortrolig sag mellem dig og Tryg Sundhed, og ikke noget Illumi får besked om, medmindre du selv fortæller om det.

Forplejning

For at holde energiniveauet højt hele dagen, er der er fri adgang til frugt, vand, the og diverse kaffetyper fra vores kaffemaskine, eksempelvis americano, espresso og café latte.

Ekstra udstyr til kontorpladsen

Vi bruger meget tid på vores arbejde og sammen med vores kolleger, så hvis du ønsker du at gøre lidt ekstra ud af din kontorplads, så vil vi gerne støtte op om det.

Ud over det normale udstyr til en kontorarbejdsplads (hæve-sænke bord, ergonomisk kontorstol, bærbar PC/Mac, dockingstation, tastatur, mus og et par gode skærme) giver vi alle medarbejdere mulighed for at indkøbe lidt ekstra udstyr, der kan være med til at gøre din kontorplads helt perfekt eller bare mere personlig. Det kan være alt fra høretelefoner til musik, et specielt lædercover til mobilen og til en dansende kaktusplante – her er der helt frit valg.

Vi afsætter årligt kr. 2.000 til hver medarbejder til dette formål.

Udstyr til hjemmearbejdspladsen

Vi tilbyder desuden muligheden for at låne (potentielt brugt) udstyr til hjemmearbejdspladsen, herunder skærm, mus og tastatur, for at sikre ordentlige arbejdsforhold derhjemme, når behovet opstår.

Hvis behovet ikke er der længere eller ved fratrædelse afleveres udstyret tilbage.

Skærmbriller

Vi ved, at der kan opstå gener i forbindelse med skærmarbejde, og vi tilbyder derfor alle medarbejdere en synstest samt skærmbriller, hvis det skulle vise sig nødvendigt.

Tag fat i vores administrative medarbejder for at få udleveret en rekvisition til vores samarbejdspartner på skærmbriller. Vores nuværende samarbejdspartner er Louis Nilsen og rekvisitionen dækker rigtig gode skærmbriller op til en pris på kr. 1.800.

Influenzavaccination

Vi tilbyder alle medarbejdere en influenzavaccination – det foregår i arbejdstiden, typisk én gang om året.

Julegaver

Som en lille gestus for den uvurderlige arbejdsindsats og en markering af årets afslutning giver vi hvert år alle vores medarbejdere en julegave. Vi sørger for at der er et fint udvalg til en hver smag, så gaven også kan skabe glæde hjemme.

Arbejdsmiljø

I Illumi går vi op i at skabe et sundt arbejdsmiljø, hvor alle medarbejdere trives og føler, at deres behov imødekommes.

Arbejdsmiljøorganisation

Hos Illumi er der etableret Arbejdsmiljøorganisation (AMO), som følger den til enhver tid gældende lovgivning. Der er i den forbindelse valgt en AMO-medarbejderrepræsentant, som er noteret i afsnittet ”Ledelse og organisation”.

Medarbejderrepræsentanten skal være med til at afdække, løse og forebygge potentielle problemer relateret til arbejdsmiljøet. Hvis du har bekymringer, forslag eller spørgsmål relateret til arbejdsmiljøet, så tøv ikke med at kontakte medarbejderrepræsentanten.

APV-risikovurdering

For at kunne arbejde systematisk og effektivt med arbejdsmiljøet i Illumi, sørger vi for, at der udarbejdes en skriftlig arbejdspladsvurdering (APV) af sikkerheds- og sundhedsforholdene på arbejdspladsen. APV’en har til hensigt at identificere og kortlægge virksomhedens samlede arbejdsmiljø.

Hvis du er nysgerrig på den aktuelle APV, er den tilgængelig i APV-mappe på direktørens kontor.

Det fysiske arbejdsmiljø

Vi lægger vægt på at have en velindrettet arbejdsplads med gode og lyse lokaler, der afspejler Illumis visuelle identitet og kreativitet.

Alle medarbejdere har kontormøbler, der kan indstilles efter den enkeltes behov for at variere arbejdsstillinger mellem siddende og stående arbejde, og dermed forebygge gener i nakke, skuldre og ryg. Såfremt du har særlige behov, kan vi fremskaffe særligt udstyr på baggrund af en forudgående aftale med ledelsen.

Det psykiske arbejdsmiljø

En god og sund arbejdsplads er for os et sted, hvor der er plads til alle. I Illumi respekterer vi forskelligheder, lytter, udtrykker anerkendelse og giver konstruktiv kritik. Herigennem forsøger vi at øge den generelle trivsel og styrke hinandens muligheder for at udføre et kvalificeret arbejde. Vi er meget opmærksomme på hele tiden at styrke det psykiske arbejdsmiljø og fortsat udvikle den gode arbejdsplads, hvilket også løbende 1:1-møder, alle bliver inviteret til, kan skabe rum for og understøtte dialogen omkring. 

Vi accepterer ikke mobning eller chikane, og opfordrer alle medarbejdere til at tage fat i ledelsen og/eller medarbejderrepræsentanten, hvis de skulle opleve at føle sig dårligt behandlet. I så fald vil vi tage hånd om problemet med henblik på sammen at løse det.

Vi gør derudover opmærksom på, at alle medarbejdere har et medansvar for at sikre hinandens trivsel og velvære på arbejdspladsen. Derfor opfordrer vi alle til at holde øje med og handle på, hvis nogen skulle udvise tegn på mistrivsel.

Personalepolitikker

Som ansat i Illumi er du repræsentant for virksomheden i dit daglige arbejde. Vi ser derfor gerne, at du i din kontakt med andre, efterlever vores standarder for åbenhed, ærlighed, integritet og ansvarlig opførsel. Nedenfor har vi fremhævet de fire adfærdskodekser, som vi lægger vægt på i vores daglige arbejde:

Samarbejde

Det er en forudsætning for, at vi kan lykkes med vores opgaver, at vi alle bidrager aktivt til et godt samarbejde. Det er en helt naturlig forventning, at alle medarbejdere er indstillet på at gå åbent og konstruktivt ind i samarbejdet med kolleger, ledere og eksterne samarbejdspartnere.

Værtsrolle

Har du inviteret gæster til kontoret i forbindelse med møder og lignende, skal du opfatte dig selv som vært og sikre, at de føler sig velkomne og mærker den særlige Illumi-ånd.

Kommunikation

Vi taler pænt til hinanden og vores samarbejdspartnere og benytter hverken ukvemsord og fornærmende sprogbrug. Vi undlader også at lade vores personlige mishagsytringer influere den daglige kommunikation med kollegerne.

I din skriftlige og mundtlige kommunikation er det væsentligt, at du formulerer dig præcist, professionelt og i en ordentlig tone. Når du taler og skriver med kunder, interne og eksterne samarbejdspartnere, skal det gøres med professionel omtanke.

Loyalitet og fortrolighed

Det er vigtigt, at vores kunder kan føle sig i trygge hænder hos Illumi. Hvis du i forbindelse med dit arbejde kommer i besiddelse af oplysninger om væsentlige og fortrolige forhold hos en kunde, må du ikke viderebringe disse uden kundens udtrykkelige samtykke. Fortrolighedsklausulen gælder også efter evt. fratrædelse.

Alle medarbejdere har tavshedspligt vedr. oplysninger om potentielle projekter i Illumi, aktuelle opgaver, interne oplysninger i Illumi, herunder oplysninger om økonomiske og markedsmæssige forhold samt køb og salg. Dette gælder også efter evt. fratrædelse.

Sygdom og fravær

I Illumi tager vi hånd om vores medarbejdere, og vi lægger derfor vægt på at have en daglig kontakt med dig – også når du er syg. Vi ser derfor gerne, at du holder din nærmeste leder dagligt orienteret om status og den forventede længde på sygdommen.

Du skal melde eventuel sygdom til din nærmeste leder hurtigst muligt og senest kl. 08.30 om morgenen. Hvis muligt skal du samtidigt give besked om, hvor længe fraværet forventes at vare. Hvis du ikke giver besked pr. telefon, skal du sende en mail med den administrative medarbejder cc.

Vi forbeholder os ret til at bede om en lægeerklæring, som betales af Illumi. Under din sygemelding udbetaler vi normal løn i henhold til funktionærlovens regler. Ved længerevarende sygemelding skal du underskrive en anmodning om sygedagpengerefusion fra kommunen, hvilket den administrative medarbejder kontakter dig om.

I mange situationer kan det være en fordel for dig at vende gradvist tilbage til arbejdet, i stedet for at vente til sygdommen er gået helt væk. Derfor vil ledelsen tage initiativ til at afholde en sygefraværssamtale med dig, som også kan gennemføres telefonisk. Formålet med samtalen er at drøfte, hvordan og hvornår du kan vende gradvist tilbage.

Med en omsorgssamtale ønsker vi at give medarbejdere, der løbende eller i en periode har uforholdsmæssigt højt fravær, lejlighed til at drøfte deres situation med henblik på at forebygge og nedbringe sygefraværet, samt øge nærværet til arbejdspladsen.

Det, vi aftaler på mødet, sammenfatter vi i et referat, som både Illumi og medarbejderen underskriver. Vi følger naturligvis op på de aftaler, der er indgået under samtalen med den frekvens, som ligeledes er aftalt.

Rammes du af kritisk sygdom, er vi positivt indstillet overfor deltidsarbejde, skånejob eller omplacering (med evt. omskoling), hvis din sygdom eller behandling gør, at du ikke er i stand til at udføre dit normale job.

Ved kritisk sygdom forstås langvarig, uhelbredelig og/eller livstruende sygdom.

Husk at tage kontakt til dit pensionsselskab, hvor kritisk sygdom er dækket som en del af forsikringspakken.

Hvis dit barn er syg, er der naturligvis forståelse for det. Der ydes frihed, når dette er nødvendigt af hensyn til syge, hjemmeboende børn under 14 år. Friheden omfatter kun den ene af barnets forældre og alene barnets første sygedag. Der ydes betaling som ved egen sygdom. Frihed omfatter normalt kun akut/nødvendigt fravær, og der skal så vidt det er muligt arbejdes hjemmefra. Der skal arbejdes på at skaffe anden pasning, og der er således ikke frihed, hvis anden pasning er mulig.

Du må gerne bruge en optjent feriedag, hvis dette er nødvendigt for at passe et sygt barn på 2. sygedag, så længe fraværet sker under hensyntagen til arbejdet og eventuelle møder.

Du får frihed med løn på begravelsesdagen ved dødsfald i den nærmeste familie. Med nærmeste familie menes ægtefælle/kæreste, søskende, (bonus)børn, (bonus)forældre, svigerforældre, bedsteforældre og sviger-bedsteforældre.

Der kan være mange årsager til, at man kan blive nødt til at være fraværende. Din ret til fravær med løn under besøg hos læge, tandlæge, fysioterapeut, psykolog etc. afhænger af, om det er et akut opstået problem eller tilbagevendende regelmæssige undersøgelser. Hvis der er tale om et akut opstået problem, har du ret til fravær med løn under besøgene. Besøgene skal placeres uden for arbejdstid, når det er muligt.

Hvis der derimod er tale om regelmæssige besøg, har du ikke ret til fravær med løn. Dem skal du derfor planlægge uden for arbejdstiden. Hvis dette ikke er muligt og disse besøg kun kan ligge i arbejdstiden, skal du efter forudgående aftale med din nærmeste leder bruge flextimer.



Graviditet og barsel

Skulle det fantastiske ske, at du skal være forælder, stræber vi hos Illumi efter at være både støttende og fleksible.

Op til barnets forventede fødselsdag og indtil det er fyldt 1 år, har begge forældre ret til at holde et bestemt antal ugers orlov.

Vi har taget udgangspunkt i de nye barselregler - så hvis dit barn er født efter 2. august 2022, gælder følgende:

Moren

  • Frihed til graviditetsundersøgelser hos læge og jordemoder.
  • 4 ugers graviditetsorlov før forventet fødsel med fuld løn. Bliver barnet ikke født præcis på terminsdagen, bliver 4-ugersperioden automatisk forkortet eller forlænget.
  • 2 ugers barsel der skal afholdes i direkte forlængelse af fødslen med fuld løn
  • 8 ugers barselsorlov som skal afholdes inden for 10 uger efter barnets fødsel med fuld løn. Denne orlov kan overføres til faren/medmor.
  • 9 ugers sammenhængende øremærket forældreorlov der skal holdes inden barnet fylder 1 år. Forudsat der er ret til barselsrefusion udbetales der løn under denne orlov dog maksimalt et beløb svarende til fuld barselsrefusion (svarer i 2024 til kr. 36.117 pr. måned).
  • 5 ugers forældreorlov der skal holdes inden barnet fylder 1 år. Der kan søges barselsdagpenge til denne orlov. Denne orlov kan også overføres til faren/medmor.

Faren/medmor

  • 2 ugers sammenhængende fædreorlov med fuld løn der skal afholdes inden for de første 10 uger.
  • Hvis de 8 ugers barselsorlov som skal afholdes inden for 10 uger efter barnets fødsel overdrages til far/medmor afholdes disse med fuld løn.
  • 9 ugers sammenhængende øremærket forældreorlov der skal holdes inden barnet fylder 1 år. Forudsat der er ret til barselsrefusion udbetales der løn under denne orlov dog maksimalt et beløb svarende til fuld barselsrefusion (svarer i 2024 til kr. 36.117 pr. måned).
  • 13 ugers forældreorlov (evt. fratrukket 8 ugers barselsorlov, hvis dette er afholdt) der skal holdes inden barnet fylder 1 år. Der kan søges barselsdagpenge til denne orlov. Denne orlov kan også overføres til moren.

Varslingsregler

Der gælder forskellige regler for hvornår graviditet og de forskellige kategorier af orlov skal varsles over for Illumi, så er dit barn født efter 2. august 2022, gælder følgende:

Er du moren, skal du senest:

  • 3 måneder før forventet fødsel oplyse os om det forventede fødselstidspunkt, og om du vil bruge din ret til fravær før fødslen.
  • 4 uger før forventet fødsel oplyse om, du ønsker at overdrage en del af din barselsorlov, og om du holder yderligere orlov i stedet.  
  • 6 uger efter fødslen oplyse om, hvornår du vil genoptage arbejdet.
  • 8 uger efter fødslen oplyse om, du ønsker at gemme orlov til senere.

Er du faren /medmoren, skal du senest:

  • 4 uger før forventet fødsel oplyse os om tre ting; for det første, om du vil bruge din ret til øremærket barsel, for det andet, om du har fået overdraget orlov fra moren, og for det tredje, om du vil holde yderligere orlov inden for 10 uger efter fødslen.
  • 6 uger efter fødslen oplyse om, hvorvidt du vil bruge din ret til fravær, om du har fået overdraget orlov fra moren og om start- og sluttidspunktet på eventuel overdraget orlov.
  • 8 uger efter fødslen oplyse, om du ønsker at gemme orlov til senere.

 
Skulle det blive aktuelt, kan du læse mere om barselsreglerne her: Barselsregler for lønmodtagere

Ferie og feriefridage

Alle medarbejdere i Illumi har ret til 5 ugers ferie samt 5 feriefridage årligt, hvoraf ferie og feriefridage kan afvikles i halve dage. Hvorvidt ferie og feriefridage er med løn, afhænger af, hvor længe du har været ansat i Illumi. Husk altid at notere ferie i din kalender.

Vi ser gerne, at du varsler din ferie og fridage 1 måned i forvejen.

Du varsler din ferie og fridage ved at sende en mail til din nærmeste leder. Vi forsøger naturligvis at tage hensyn til alle medarbejderes ferieønsker. Din ferie er endeligt aftalt, når du har fået en skriftlig bekræftelse fra din leder. Herefter giver du den administrative medarbejder besked via mail om din ferieaftale. Den administrative medarbejder markerer ferien i den fælles kalender, og du markerer den i din egen.

For alle medarbejdere gælder følgende varslinger:

Følgende dage holder Illumi lukket. Dagene registreres som feriedage hos alle medarbejdere:

  • Dagen efter Kr. himmelfartsdag
  • Hverdagene mellem jul og nytår

Illumi holder lukket på nedenstående helligdage. Falder helligdagene på hverdage, regnes de for fridage med løn.

  • Nytårsdag
  • Skærtorsdag
  • Langfredag
  • 2. påskedag
  • Kr. Himmelfartsdag
  • 2. pinsedag
  • Juledag
  • 2. juledag

Desuden betales følgende hele fridage af Illumi:

  • Den 24. december
  • Den 31. december

Nb. at den 1. maj og grundlovsdag den 5. juni er almindelige arbejdsdage.

Hovedferiens to ud af tre uger skal afholdes i juli måned. Den 3. uge skal helst afholdes inden eller umiddelbart i forlængelse af hovedferien.

Afvikling af restferie aftaler du skriftligt med din nærmeste leder. Vi kan efter nærmere aftale overføre max. en uges ferie til afvikling i det følgende ferieår i hht. Ferielovens bestemmelser.



Tidsregistrering

Det er Illumis politik, at alle medarbejdere løbende skal registrere deres arbejdstid i vores tids- og casehåndteringssystem. Der tidsregistreres ikke ved frokostpause og flextid.

Er du forhindret i at registrere tiden løbende, skal du føre en log og registrere i tids- og casehåndteringssystemet senest dagen efter. Du skal altid tidsregistrere op til weekender og ferier.

IT-politik

Illumis it-politik har til formål at beskrive retningslinjer for, i hvilken grad du som medarbejder skal benytte IT-udstyr, software, internet, e-mail og sociale medier.

Bemærk at der er en række sikkerhedsregler, vi vil bede dig forholde dig til i nedenstående afsnit.

Når du starter hos Illumi får du en arbejdscomputer, samt det udstyr som skønnes nødvendigt for arbejdet (mus, tastatur, skærm, kabler etc.).

Hvis du arbejder på en bærbar computer, ser vi gerne, at du tager computeren med hjem efter arbejde hver dag, så du ved akut opståede situationer ikke er forhindret i at udføre dit arbejde. Bærbar computer kan efterlades på kontoret, hvis du er i besiddelse af privat udstyr, som kan bruges hjemmefra.

Alle computere udleveres normalt med den nødvendige sikkerhedssoftware installeret. Dette indbefatter firewall, antivirusprogrammer mv. Disse programmer skal være aktive, og du må derfor ikke slå dem fra.

Illumi betaler for de licenser, der er relevante og nødvendige for, at du kan udføre dit arbejde. Det er dit ansvar, at der ikke installeres skadelig software, piratkopier, Torrentklient-software, spil m.v. på den tildelte computer.

Alle arbejdsdokumenter (f.eks. Word, Excel, PDF etc.) skal løbende, og mindst på daglig basis, gemmes på Illumis fællesdrev (OneDrive - Delte biblioteker - ILLUMI A S). Der må ikke gemmes kode udelukkende på din arbejdscomputer. Allerhelst sker dette løbende ved, at al arbejde gemmes direkte på Illumis fællesdrev. Al kode skal altid tilføjes Illumis kode-repositories, og du skal planlægge arbejdet sådan, at det er gjort inden, du forlader arbejdspladsen.

Sikkerhedsregler for computere (gælder også virtuelle maskiner):

  • ”Sleep” eller screensaver skal aktiveres efter max. 5 min. pause
  • Login skal aktiveres efter ”Sleep” og screensaver
  • Automatisk login må ikke være slået til
  • Autoopdateringer skal være slået til
  • Når computeren forlades, skal den låses (Ctrl+Shift+Eject på mac)
  • Der må ikke installeres software, der ikke er licens til eller som er ”free for private use”

Standardindstillinger i din mail og kalender:

  • Din mailsignatur skal være aktiveret og indeholde oplysninger om dit navn, titel, firma og øvrig kontaktinfo til Illumi
  • Din mails automatiske ”Out of Office” skal aktiveres, når du ikke er tilgængelig på hverdage og i ferier. Den skal indeholde både ovenstående signatur og kontaktinfo på den person, der alternativt kan kontaktes hos Illumi, frem til du er retur
  • Din kalender skal være opdateret med alle firmaaftaler samt eventuelle privataftaler i arbejdstiden samt sikre, at den er delt med alle kollegaer

I Illumi kan du bruge internet og sociale medier (din personlige Facebook, Twitter, LinkedIn osv.) til private formål, i det omfang tidsforbruget ikke påvirker udførelsen af dine arbejdsopgaver i negativ retning.

Illumi betragter brugen af internettet og sociale medier på linje med de pauser, der i øvrigt bliver holdt i løbet af arbejdsdagen. Vær opmærksom på, at brugen af sociale medier kan være forstyrrende for dig og dine kollegaer, så slå gerne støjende eller distraherende funktioner fra.

Internet og e-mail må kun benyttes til lovlige formål.

Illumi ønsker ikke at blive sat i forbindelse med bestemte religiøse holdninger, ideologier, racemæssige synspunkter, seksuelle orienteringer, politisk observans eller lignende. Brug af Illumis e-mailadresser til formål, der kan medvirke til, at vi bliver sat i forbindelse med ovenstående, er ikke tilladt.

Sociale medier

Når du laver blogindlæg eller kommer med statusopdateringer på fx Facebook, kan grænsen mellem dig som privatperson og dig som medarbejder ofte være svær at trække. Det er derfor afgørende, at du, som medarbejder i Illumi, tænker en ekstra gang over, hvad og hvordan du kommunikerer gennem sociale medier:

  • Tal ikke på Illumis vegne, medmindre du er en officiel talsperson eller har fået en særlig tilladelse – understreg, at du taler på egne vegne, hvis der overhovedet kan være tvivl
  • Afslør aldrig fortrolige oplysninger om Illumis forretning, kunder eller ansatte
  • Overvej hvilke konsekvenser, det du skriver på fx Facebook, kan få, hvis det bliver læst af dine kollegaer, overordnede, kunder eller konkurrenter. Hvis du er i tvivl om, hvorvidt det vil blive positivt modtaget, så lad være med at skrive det
  • Undgå at indlade dig på negativ, ironiserende dialog med kolleger på sociale medier
  • Skriv ikke noget dårligt om Illumis konkurrenter, for selv om du giver din personlige mening tilkende, kan det opfattes som et forretningsmæssigt angreb, og skade både dit og Illumis omdømme
  • Kontakt ledelsen i Illumi, hvis du falder over en ophedet debat om Illumi, i stedet for at selv at svare

Private e-mails og dokumenter

Dine e-mails og dokumenter betragtes først og fremmest som arbejdsrelaterede og tilhører således Illumi. Derfor bør du gemme private mails og dokumenter i særlige områder, tydeligt mærket ”PRIVAT”. Gennemsyn af e-mails og dokumenter, der er mærket ”PRIVAT”, vil normalt kun finde sted, efter vi har fået din tilladelse.

Hvis et særligt tilfælde opstår, hvor gennemsynet er påkrævet af dokumenterbare, saglige sikkerhedsmæssige eller driftsmæssige hensyn, eller hvis der foreligger konkrete omstændigheder, der giver Illumi grund til at tro, at der finder overtrædelse af personalepolitikken sted, kan vi gennemse dine e-mails og dokumenter uden din forudgående tilladelse.



Persondata

Illumis setup for håndtering af persondata har til formål at højne sikkerheden, så både data som relaterer sig til medarbejdere hos Illumi og til Illumis kunder altid er beskyttet. Det er vigtigt, at både Illumis medarbejdere og kunder kan være sikre på, at vi behandler deres data sikkert og fortroligt.

Persondata relateret til medarbejdere hos Illumi

Illumi håndterer personfølsomme oplysninger på ansatte i overensstemmelse med persondataforordningen.

Disse oplysninger anvender ledelsen og administrative medarbejdere og oplysningerne videregives til SKAT, NEMrefusion, revisor, lønadministrator, pensionsselskab og sundhedsordning.

Persondata relateret til kunder

Vi lagrer personfølsomme oplysninger om kunder i overensstemmelse med Persondataforordningen (GDPR) og Datatilsynets forskrifter.

Der henvises i den forbindelse til bilag Medarbejderinstruks til denne personalehåndbog. Alle medarbejdere hos Illumi skal have gennemlæst dette bilag.

Telefonpolitik

Alle medarbejdere får en arbejdstelefon stillet til rådighed. Ønsker du ikke at bruge telefonen privat, skal du underskrive en tro- og loveerklæring, som afleveres til den administrative medarbejder.

Medarbejdere, der ønsker at bruge arbejdstelefonen privat, skal lave en aftale om dette med ledelsen og vil blive beskattet efter gældende lovgivning. Disse medarbejdere kan bruge telefonen privat til indenlandske samtaler, SMS/MMS og data, samt EU-samtaler, SMS/MMS og data – alt inden for de rammer, som den til enhver tid gældende mobilabonnementsaftale omfatter. Brug af telefon, der udløser ekstra regning til Illumi, udover standardabonnementet er selvbetalt. Illumis telefoner må ikke bruges til overtakserede tjenester, private opkald til betalingsnumre, private opkald til nummeroplysning, donationer til indsamlinger og lignende, uden ledelsens forudgående, skriftlige tilladelse.

Sikkerhedsregler for udleverede telefoner:

  • Adgangskoden skal være aktiveret
  • ”Find my iPhone”, eller lignende app’s på andre enheder, skal være aktive
  • Wifi hos Illumi skal være vores gæstenetværk (Illumi Guest). Testarbejde kan dog foretages på internt net.
  • Telefonsvareren skal være aktiv og indeholde en velkomstmeddelelse med dit navn og firmanavn.

Rygepolitik

Al rygning skal foregå på udendørsarealer, eksempelvis på kontorets bagtrappe. Af hensyn til vores kunder og andre mødedeltagere henstiller vi til, at rygning ikke foregår umiddelbart op til kundemøder. Brug af e-cigaretter er også omfattet af denne rygepolitik.

Medarbejderudvikling

At sikre vores medarbejderes muligheder for at udvikle sig er en essentiel del af Illumis værdisæt. Det er vores mål, at alle medarbejdere trives i deres arbejde, føler deres kompetencer kommer i spil og besidder de færdigheder, der er nødvendige for at kunne udføre det daglige arbejde optimalt.

Den planlagte samtale er ikke tænkt som en erstatning for den daglige dialog, men en metode til og et rum for – på struktureret vis – at få drøftet emner, som er relevante for den enkelte medarbejder og for Illumi.

Årlig medarbejderudviklingssamtale

I Illumi tilbydes alle en årlig medarbejderudviklingssamtale (MUS). Formålet med MUS er at skabe yderligere sammenhæng mellem Illumis vision, mål og værdier, samt udvikling af den enkelte medarbejder. Derfor vil MUS hvert år have fokus på hvilken “læringspakke” dit næste år skal bestå af – ud fra hvor kunne du udvide din pallette og hvilke teknologier ønsker vi som software- og webbureau at dygtiggøre os inden for. Det vil derfor være i tæt dialog at vi sammen planlægger dit næste års udvikling.

For at få størst muligt udbytte af MUS-samtalerne lægger vi vægt på, at begge parter er godt forberedte. Indkaldelsen vil derfor blive sendt ud i god tid.

Løbende 1:1-møder

Alle vil ligeledes blive indkaldt til 1:1-møder med nærmeste leder hver 2. måned. 1:1-møderne skal ses som en løbende opfølgning på hvordan tingene kører og hvordan du trives – både på arbejdet og privat, hvis det synes at være relevant for arbejdslivet. Det vil derfor både være din trivsel, arbejdsopgaver og -mængde, samarbejde samt opfølgning på din udviklingsplan for året (MUS), der vil blive vendt – sammen med alt det, der måtte fylde lige nu og her.

Uddannelse og selvstudier

Det er ledelsens ansvar og interesse at sikre, at Illumi er bemandet med motiverede medarbejdere, der har de kvalifikationer, der er nødvendige for at løse virksomhedens opgaver både nu og i fremtiden.

For nogle kan det være et kursus eller en konference der kan være med til at kickstarte en videreuddannelse, for andre vil tid til selvstudier og research være det ideelle.

Alt efter hvad målet er, laves planen sammen med nærmeste leder – gerne et år ad gangen dog minimum et kvartal frem i tid. Denne plan vil da løbende blive drøftet og fulgt op på i forbindelse med 1:1 møderne.

For at sikre at planen rent faktisk bliver realiseret afsætter Illumi 10 dage om året for alle ansatte til selvstudier, research, kurser og/eller konferencer. I udgangspunktet fordeles dagene jævnt hen over året, men i visse tilfælde og situationer kan det give god mening at afsætte en hel uge eksempelvis.

Eneste krav er at dagene planlægges så de i videst muligt omfang undgår at kollidere med vigtige deadlines og spidsbelastninger, hvorfor projektlederen altid skal være orienteret forud og i god tid.

Ved deltagelse i eksterne kurser/konferencer/uddannelse kompenseres der ikke for eventuelle overarbejdstimer.

Ledelse og organisation

Ejerforhold

Illumi er en dansk virksomhed med hovedkontor i Aarhus, Danmark. Virksomheden blev grundlagt i 2008, og ejes af Søren Rysgaard Madsen, Rasmus Bollerup og Henrik Møller.

Ansvarsområder

Direktør:
Søren Rysgaard Madsen

Ledelsen:
Rasmus Bollerup
Henrik Møller
Hanne Lindstrøm
Søren Rysgaard Madsen

Administrativ medarbejder:
Lone Andersen

Kundeansvarlige:
Henrik Møller
Rasmus Bollerup
Søren Rysgaard Madsen

GDPR Ansvarlige:
Søren Rysgaard Madsen
Lone Andersen (Personale)

APV-ansvarlig:
Søren Rysgaard Madsen

AMO-medarbejderrepræsentant:
René Rolighed

Kontorer

Aarhus:

Europaplads 16
8000 Aarhus C
Telefon +45 72 11 21 60

København:

Borupvang 3
2750 Ballerup
Telefon +45 72 11 21 60

Kontorets og bygningens åbningstider

Det elektroniske låsesystem i bygningen åbner automatisk for adgang ved hovedindgangen på hverdage kl. 7.00 - 17.00 og indgangsdøren til kontoret på hverdage kl. 8.30 - 16.30.

Uden for åbningstiden skal du anvende dit nøglekort.

Nøglekort

Bygningen er udstyret med et elektronisk låsesystem, og alle låse, både til døre og adgang til indgangen, styres ved hjælp af det elektroniske system.

På første arbejdsdag får du et nøglekort, som indeholder en elektronisk nøgle. Du åbner en låst dør ved at holde nøglekortet op mod den kortlæser, som sidder ved de relevante døre. En grøn knap indikerer, at døren er låst op.

Hver medarbejder får en personlig PIN-kode, der passer sammen med nøglen. Nøglekortet er kodet personligt for medarbejderen og det er dit ansvar at huske PIN-koden. Vær opmærksom på, at udlejer kan spore dit brug af kortet.

Nøglekortet bruges både til at få adgang til selve bygningen, samt adgang til Illumis kontor, udenfor de almindelige åbningstider.

Når du fratræder dit job, afleverer du dit nøglekort til ledelsen.

Hvis du mister dit nøglekort, skal du straks kontakte den administrative medarbejder for at få nøglens adgang annulleret. En tabt nøgle bliver erstattet af Illumi, så snart et nyt nøglekort kan erhverves og kodes fra udlejeren.

Parkering

Har du fast brug for at parkere bil i nærheden af Illumi, henvender du dig til den administrative medarbejder, der hjælper med at skaffe en p-plads. Udgiften til parkeringspladsen betaler du selv.

Cykler kan parkeres ved bygningens bagside.

Kontorets og bygningens åbningstider

World Trade Center Ballerup er åbent:

Mandag-torsdag kl. 8.00 - 17.30 og fredag kl. 8.00 - 16.00.

Uden for åbningstiden kan du tilgå centeret med nøglekort.

Nøglekort

ILLUMI har plads i Shared Office, 1. sal bord til højre – her skal der bruges nøglekort for at komme ind.

Se oversigt over World Trade Center Ballerups lokaler.

Du kan låne et nøglekort ved den administrative medarbejder i Aarhus.

Øvrige adgange og logins til brug af faciliteterne finder du i Nuclino

Parkering

Biler må parkeres i de skrå båse ved hovedindgangen, dog ikke på pladserne med el-ladestandere, medmindre du kører i en el-bil. Alternativt henvises til parkeringsarealerne bag ved bygningen. Vi opfordrer dig til ikke at parkere på selve Borupvang.

Cykler stilles i cykelskuret eller området omkring indgang B.

Tak fordi du læste hele personalehåndbogen fra a-z. Det er vigtigt for os og for dig, da vi ønsker at sikre den bedste start for alle og et godt fremtidigt samarbejde.

Velkommen til Illumi